KVKK Bilgilendirme

EREĞLİ SOSYAL YARDIMLAŞMA DERNEĞİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ BİLGİLENDİRME METNİ

İç İşleri Bakanlığı Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğünde kayıtlı bulunan Ereğli Sosyal Yardımlaşma Derneği , 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa (Kanun) göre veri sorumlusu olup, Kanunun onuncu maddesinde belirtilen yükümlülüklerin yerine getirilmesinde  Ereğli Sosyal Yardımlaşma Derneği (“Dernek”) olarak, sizlerin güvenliğini göz önünde bulundurarak, başta özel hayatın gizliliği olmak üzere, temel hak ve özgürlüklerin korunması amacıyla, kişisel verilerle ilgili düzenlenen “6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu” amacıyla işbu Aydınlatma Metnini bilgilerinize sunmaktadır.

Amacımız; sizlerin memnuniyeti doğrultusunda, kişisel verilerinizin alınma şekilleri, işlenme amaçları, hukuki nedenleri ve haklarınız konularında sizi en şeffaf şekilde bilgilendirmektir.

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca, Derneğimiz tarafından faaliyetlerimizden faydalanan kişiler ve üyeler dahil, Derneğimiz ile ilişkili tüm şahıslara ait veriler Kanuna uygun olarak aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde kaydedilebilecek, depolanabilecek, muhafaza edilebilecek, hizmetlerini devam ettirebilmek amacıyla güncellenebilecek, değiştirilebilecek, yeniden düzenlenebilecek, mevzuatın izin verdiği durumlarda ve ölçüde üçüncü kişilere açıklanabilecek, devredilebilecek, aktarılabilecek, paylaşılabilecek, sınıflandırılabilecek, anonim hale getirilebilecek ve kanunda sayılan diğer şekillerde işlenebilecektir.

KVKK kişisel veriyi, Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi, kişisel verilerin işlenmesini ise, kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem olarak tanımlamaktadır.

KVKK madde 10 ile veri sorumlularına, kişisel verileri işlenen gerçek kişilere, veri işleyen veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği, ilgili kişinin verilerinin hangi amaçla işleneceği, bu verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel verileri toplama yöntemi ve hukuki sebebi ve kişilerin hakları hakkında aydınlatma yükümlülüğü vermiştir.

Kanunun ve tüm ikincil mevzuatın belirlemiş olduğu ilkeler doğrultusunda “Veri Sorumlusu” sıfatı ile, kişisel verilerinizin işbu aydınlatma metninde belirlenen şekilde ve şartlarda işleneceğini, bu bağlamda Dernek ve bu dernek içinde ilgili mevzuata uygun kurulmuş oluşumların kanun kapsamındaki tüm kişisel veri işleme faaliyetlerini yürüttüğünü tarafınıza bildiririz. Tüm kişisel verileriniz işbu aydınlatma metninde belirtilen şartlarda ve ilgili mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlenmektedir.

1-Kişisel Verilerinizin Hangi Amaçla İşleneceği 

Kişisel verileriniz, Dernek tarafından sunulan faaliyet ve hizmetlerden sizleri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması;

Derneğimiz tarafından sunulan faaliyet, hizmet ve ürünlerin sizlerin beğeni, faydalanma şekli ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilerek sizlere önerilmesi;

Dernekler Kanunu ve sair mevzuata uygun olarak gerçekleştirilecek olan işlemlerin aktivasyonunun sağlanması;

Dernek Tüzüğü ile tanımlanan amaçlar doğrultusunda faaliyetlerin yürütülmesi, üyelik, davetiye, yardım ve etkinliklerden yararlanma gibi olanakların sağlaması ve sizlerin kullanımına sunulması için gerekli her türlü işlemin yerine getirilmesi;

Derneğimizin ve Derneğimizle hukuki ilişki içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini (Derneğimiz tarafından yürütülen iletişime yönelik idari operasyonlar, Derneğe ait lokasyonların, fiziksel güvenliğini ve denetimini sağlamak),

Derneğimizin hizmetlerinden faydalanan kişileri değerlendirme/şikayet yönetimi süreçleri, itibar araştırma süreçleri, etkinlik yönetimi, hukuki uyum süreci, denetim, mali işler v.b.,

Derneğimizin amaç ve faaliyetlerinin belirlenmesi, uygulanması ve Derneğimizin insan kaynakları politikalarının yürütülmesinin temini amaçlarıyla KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlenebilmektedir.

2-Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi: Özel Nitelikli Kişisel Veri Nedir Ve Bunları Nasıl İşliyoruz?

Hassasiyet arz eden kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle Kanun kapsamında özel önem atfedilmiştir. Bu “özel nitelikli” kişisel veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

Özel nitelikli kişisel veriler, derneğimiz tarafından, işbu Politika’da belirtilen ilkelere uygun olarak ve KVK Kurulu’nun belirleyeceği yöntemler de dahil olmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak ve aşağıdaki şartların varlığı halinde işlenmektedir. İlgili kanun hükümlerine göre özel nitelikli kişisel veriler ancak veri ilgilisinin açık rızası ile işlenebilir. Ancak diğer yasal mevzuatlarda hüküm bulunması halinde veri ilgilisinin açık rızası aranmaksızın işlenebilecektir. Bu bakımdan tüm yasal haklarımız saklıdır.

3-Kişisel Verilerinizin Kimlere ve Hangi Amaçlarla Aktarılabileceği

Kişisel verileriniz, Derneğimiz tarafından sunulan faaliyet ve hizmetlerden sizleri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması, Derneğimiz tarafından sunulan faaliyet ve hizmetlerin sizlerin beğeni, faydalanma şekli ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilerek sizlere önerilmesi, Dernekler Kanunu ve sair mevzuata uygun olarak gerçekleştirilecek olan işlemlerin aktivasyonunun sağlanması Dernek Tüzüğü ile tanımlanan amaçlar doğrultusunda faaliyetlerin yürütülmesi, üyelik, davetiye ve etkinliklerden yararlanma gibi olanakların sağlaması ve sizlerin kullanımına sunulması için gerekli her türlü işlemin yerine getirilmesi, Derneğimizin ve Derneğimizle hukuki ilişki içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini (Derneğimiz tarafından yürütülen iletişime yönelik idari operasyonlar, Derneğe ait lokasyonların, fiziksel güvenliğini ve denetimini sağlamak, Derneğimiz hizmetlerinden faydalanan kişileri değerlendirme/şikayet yönetimi süreçleri, itibar araştırma süreçleri, etkinlik yönetimi, hukuki uyum süreci, denetim, mali işler v.b.), Derneğimizin amaç ve faaliyetlerinin belirlenmesi, uygulanması ve Derneğimizin insan kaynakları politikalarının yürütülmesinin temini amaçlarıyla; 

Derneğimize, Dernek yetkililerine, üyelerimize, iş ortaklarımıza, tedarikçilerimize, kanunen yetkili kamu kurumları ve özel kişilere, 6698 sayılı Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.

4- Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, her türlü sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda, yukarıda yer verilen amaçlar doğrultusunda Derneğimiz tarafından sunulan hizmet ve faaliyetlerin belirlenen yasal çerçevede sunulabilmesi ve bu kapsamda Derneğimizin sözleşme ve yasadan doğan mesuliyetlerini eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi gayesi ile edinilir. Bu hukuki sebeple toplanan kişisel verileriniz KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında bu metnin I. ve II. numaralı maddelerinde belirtilen amaçlarla da işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir. 

Kişisel verileriniz, Derneğimiz tarafından sağlanan hizmet ile Derneğimizin hizmet ve faaliyetlerine bağlı olarak değişkenlik gösterebilmekle birlikte; otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, Derneğimiz birimleri ve ofisler, çağrı merkezi, kamu kurum ve kuruluşları ile Derneğimiz faaliyetlerinin tamamlayıcısı veya uzantısı niteliğindeki hizmetleri aldığı taraflar, anlaşmalı kuruluşlar ve destek hizmeti kuruluşları, internet sitesi, sosyal medya mecraları, mobil uygulamalar ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilecektir. Kişisel verileriniz, Derneğimizin sunduğu faaliyet ve hizmetlerden yararlandığınız müddetçe oluşturularak ve güncellenerek işlenebilecektir. Ayrıca, Derneğimizin hizmetlerini kullanmak amacıyla çağrı merkezlerimizi veya internet sayfamızı kullandığınızda, Derneğimizi veya internet sitemizi ziyaret ettiğinizde, Derneğimizin düzenlediği organizasyonlara katıldığınızda kişisel verileriniz işlenebilecektir.

5-Veri Sorumlusunun Bilgileri

KVK Kanunu uyarınca kişisel veri sorumlusu; Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi, ifade eder. Veri sorumlusu kanun gereği kişiyi aydınlatma, açık rızası ile hareket etme, veri toplama/imha etme, kişisel veri ilgilinin açık rızası ölçüsünde kullanma, verilerinin korunmasında gerekli tedbirleri alma, ilgili kişilerin bilgi talebi halinde cevap verme yükümlülüklerine sahiptir.

Dernekler Sicilinde kayıtlı Osmanağa Mah. Vişne Sk. No: 15/3, 34714 Kadıköy/İstanbul adresinde mukim Ereğli Sosyal Yardımlaşma Derneği veri sorumlusudur.

6-Kişisel Verilerin İşlenmesi Politikası: Veri İlgililer/Kimlerin Verilerini İşliyoruz?

Bu politika uyarınca Dernek, kişilerin otomatik olan ve/veya olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir. İşbu politika ile kişisel verileri işlenebilecek olan kişiler sınırlı olmamak kaydıyla aşağıda sayılmış olup, kişilerin Dernek ile iletişime geçerek yahut herhangi bir yol ile iletmiş bulundukları kişisel verilerin işlenmesine ilişkin tüm haklar saklıdır.

• Ereğli Sosyal Yardımlaşma Derneği Üyeleri
• Ereğli Sosyal Yardımlaşma Derneği Resmi İnternet Sitesi/Siteleri Üyeleri
• Bursiyerler Bağışçılar Yasal/yasal olmayan yollarla verisini Dernek ile paylaşanlar dahil olmak üzere tüm ilgili gerçek kişiler

7-İşlenen Kişisel Veriler: Hangi Kişisel Verileri İşliyoruz?

• Kimlik Bilgileri (Ad, Soyadı, T.C. Kimlik No, Doğum Tarihi, Doğum Yeri)
• İletişim Bilgileri (Telefon, E-Mail Adresi, Sosyal Medya Kullanıcı Adları vb.)
• Adres Bilgileri (Ev Adresi, İş Adresi vb.) Eğitim,
• İş ve Profesyonel Yaşama İlişkin Bilgiler (Eğitim Durumu ve Mezuniyet Bilgisi, Meslek, Çalışma Durumu)
• Kişisel Bilgiler (Medeni Hal, Çocuk Bilgisi, Vasi ise İlgili Bilgiler vb.)
• Banka Bilgileri (Bursiyerler bakımından bursun gönderilmesi, Bağışçılar bakımından bağışların alınmasına ilişkin, İhtiyaç sahiplerinin gerekmesi halinde banka bilgileri vb.)
• Gelir Durumuna İlişkin Belgeler (Yardım talebinde bulunan başvurucular bakımından: Gelir Belgesi, Fakirlik Belgesi, SGK Döküm kayıtları, Vergi Levhası vb.)

8-Kişisel Verilere Erişimi Olanlar

Kişisel Verilerinize Kimler Erişebilir?

• DERNEK İÇİNDEN;

Dernek Yönetim Kurulu Üyeleri

• DERNEK DIŞINDA;

Dernek Yazılımı ile İlgili Çalışan Şirket Çalışanları

9-Kişisel Verilerin Saklanması: Kişisel Verilerinizi Ne kadar Süreyle İşliyoruz/Saklıyoruz?

KVK Kanunu madde 7 ile düzenlenen kişisel veriyi işleme ve saklamaya ilişkin düzenlemeye uygun politika izleyen DERNEK, kişisel verilerinizi işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili/derneğimizin tabi olduğu tüm sair yasal mevzuatta öngörülen asgari süre kadar muhafaza etmektedir.

Bu Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler resen veya ilgili kişinin talebi üzerine veri sorumlusu tarafından silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir

Bu kapsamda, derneğimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmaktadır. Yasal bir süre mevcut değil ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır.

Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir.

10-Kişisel Verilerin Muhafazası

Kişisel verilerin otomatik işlenen veriler olması (online form, üyelik, mail kaydı vb.)  halinde Derneğe  ait veri sunucusunda ve veri tabanında saklanmaktadır.

Kişisel verilerin otomatik ortamda işlenen veriler olmaması durumunda ve fiziken işlenmesi (kayıt formu, belge vb.) halinde ise Derneğe ait dernek merkezinde özel olarak hazırlanmış bölmelerde saklanmaktır. Bunun yanı sıra özel nitelikli verilerinizin saklanması amacıyla ayrı ve yüksek güvenlikli bir alan ayrılmıştır. Fiziki evrakların büyük çoğunluğu ayrıca taranarak yine Derneğe ait veri sunucusunda güvenle saklanmakta ve muhafaza edilmektedir.

11- Kişisel Verilerin Güvenliği: Kişisel Verilerinizi Korumak İçin Nasıl Tedbirler Alıyoruz?

Ereğli Sosyal Yardımlaşma Derneği olarak, Kanun’un 12. Madde veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uygun olarak, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde meydana gelebilecek güvenlik eksikliklerini önlemek için, korunacak verinin niteliğine göre gerekli tedbirlerini almakta ve bu koruma, önleme ve güvenlik sistemi hizmetine uygun şirketlerle işbirliği sağlamaktadır.

Dernek, kişisel veri barındıran bilişim sistemlerinin, KVKK md.12’ye uygun olarak kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, hukuka aykırı erişilmelerini engellemek, muhafazalarını sağlamak amacıyla firewall, çift aşamalı şifre, yazılımsal sistemler ve fiziksel güvenlik önlemleri gibi uygun ve gerekli tedbirleri almakta, kişisel verilerin üçüncü kişilerce hukuka aykırı işlenmesine engel olmaktayız.

Kişisel verilerin yasal olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde KVKK md. 12/5 gereği yaşanan durum en kısa sürede ilgilisine ve Kurula bildirir. Bu bildirim .. Derneği tarafından yasal düzenlemelere uygun şekilde gerçekleştirilecektir.

12-Kişisel Veri Sahibinin 6698 Sayılı Kanun’un 11. Maddesinde Sayılan Haklar

Kanun da açıkça belirtildiği üzere,

Kişisel veri sahipleri;
• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

 

• Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerinin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  • Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
  
  Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile KVK Kanunu’nun 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi   Ereğli Sosyal Yardımlaşma Derneği Veri Sahibi Başvuru Formu doldurarak, formun imzalı bir nüshasını Osmanağa Mah., Vişne Sk. No: 15/3, 34714 Kadıköy/İstanbul adresine kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla, iadeli taahhütlü mektupla veya KVK Kanunu’nda belirtilen diğer yöntemler ile gönderebilirsiniz.

Derneğimiz tarafından talebin niteliğine göre, talebiniz en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak KVK Kurumu tarafından yayınlanan “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliği’nin” 7. Maddesi uyarınca, ilgili kişinin başvuruna yazılı olarak cevap verilecekse, 10 (on) sayfaya kadar ücret alınmayacak olup, 10 (on) sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınabilecektir. Şayet başvuruya verilecek cevabın, CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde ise Derneğimiz tarafından talep edilebilecek ücret, kayıt ortamının maliyetini geçmeyecektir.

Kişisel verilerini Derneğimiz ile paylaşanlar, bu bilgilerin doğru olmasının ve güncel bir şekilde muhafaza edilmesinin, hem 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu anlamında kişisel verileri üzerinde sahip oldukları haklar hem de ilgili diğer mevzuat açısından önemli olduğunu bildiklerini ve yanlış bilgi verilmesinde doğacak sorumlulukların tamamen kendilerine ait olacağını, kabul ve beyan etmişlerdir.

13-YÜRÜRLÜK VE DEĞİŞİKLİK

Dernek tarafından düzenlenen aydınlatma metni kanunun ilk olarak kanun tarafından verilen yasal süre içinde resmi internet sitesinde yayınlanmış olup, işbu aydınlatma metni 09.03.2023 tarihinde yenilenerek derneğe ait resmi internet sitesinde kamuoyuna duyurulmuştur.

Dernek, yasal düzenlemelere ve değişen/gelişen koşullara paralel olarak aydınlatma metninde ve tüm KVK politikalarında değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Güncellenen metin yayın tarihi itibariyle derhal geçerlilik kazanacaktır.